Gênante mails vermijden in 5 stappen

Mailen is makkelijk en snel. Te snel soms. Want eens een mail verstuurd is, kunt u die vrijwel nooit terughalen.

Maar in een professionele context vervangen e-mails vandaag vaak de klassieke brieven. Daarom verdienen sommige mails dezelfde aandacht als brieven.

Even nadenken voor u op ‘Verzenden’ drukt, is zelfs bij informele mails geen slecht idee. Tenzij u graag wilt dat uw irritatie of spot een eigen leven gaan leiden, natuurlijk.

5 stappen om op de rem te gaan staan

1. Hang eerst de bijlage(n) aan de mail, als u iemand iets wilt bezorgen. ‘Oops, bijlage vergeten!’ is allicht een van de meest voorkomende e-mailfoutjes.

2. Schrijf uw mail. Eens u uw boodschap helder en volledig op papier hebt gezet, is het makkelijker om een degelijke onderwerpsregel te formuleren.

3. Vul de onderwerpsregel in. Maak uw onderwerpsregel zo concreet mogelijk en geef aan of u al dan niet een reactie verwacht van uw bestemmeling.

4. Vul de bestemmeling(en) pas als laatste in. Zo vermijdt u dat u per ongeluk halve mails of te snelle reacties verstuurt. Als u een mail beantwoordt, kan dat natuurlijk niet. Daarom is het soms een goed idee om gevoelige of complexe mails eerst in uw tekstverwerkingsprogramma of in een nieuwe, lege mail op te stellen. Of om ze even links te laten liggen en pas later te beslissen of u ze wel verstuurt.

5. Controleer de geadresseerden (Heb ik wel de juiste Jan geselecteerd?) en verstuur.

Kennis is een vloek (in communicatie)

Het nadeel van expert zijn als u gaat communiceren? U weet te veel om het nog eenvoudig en verstaanbaar uit te leggen aan leken in uw vakgebied.

Een ‘overdosis’ vakkennis is een veel voorkomend probleem bij professionals die moeten schrijven of spreken voor buitenstaanders.  Ze weten zoveel dat ze er moeite mee hebben om hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden. Ze gaan ervan uit dat hun publiek even geïnteresseerd is als zijzelf. Ze spelen met jargon dat de lezer of luisteraar verdwaasd achterlaat.

‘The curse of knowledge’ is ook het grote gevaar in het boek Made to stick. Auteurs Chip en Dan Heath hebben het daarin over eigenschappen van ideeën die aanslaan. ‘Waarom gaan absurde stadslegendes de wereld rond, maar vindt uw stevige onderbouwde bedrijfsstrategie weinig weerklank bij uw medewerkers? ‘, vroegen ze zich af.

6 eigenschappen voor succes

Uiteindelijk vonden ze 6 eigenschappen van ideeën met weerhaakjes. Die vatten ze samen in een – op-en-top Amerikaans – ezelsbruggetjes: SUCCES! Dat staat voor ‘simple, unexpected, concrete, credible, emotional stories’.

Stap 1: de essentie

De eerste eigenschap, eenvoud, is cruciaal. Het komt erop aan de kern van uw boodschap te vinden en ze zo compact mogelijk te maken. Dat is geen pleidooi voor verkleutering, wel voor de essentie. Vooral de tussenkop ‘Als je drie dingen zegt, zeg je niks’, is mij bijgebleven. Schrijven is schrappen. Auw!

Stap 2: checklist

Eens u de kernboodschap hebt, kunt u die vertalen in een idee dat blijft hangen, aan hand van de overige eigenschappen:

  • Unexpected: stop iets onverwachts in uw boodschap, zodat u de aandacht van het publiek trekt.
  • Concrete: wees concreet, zodat het publiek uw idee snapt en kan onthouden.
  • Credible: zorg dat uw boodschap geloofwaardig is, zodat het publiek uw idee aanvaardt of het ermee eens is.
  • Emotional: speel in op een emotie, zodat het publiek zich betrokken voelt en geïnteresseerd raakt.
  • Story: Vertel een verhaal, zodat u uw publiek tot actie aanzet. Verhalen simuleren en inspireren en wekken minder weerstand op dan argumenten.

Gaat u al duizelen van de kloof tussen theorie en praktijk? Dan kunt u het hele boek lezen. Of een beroep doen op een communicatieprofessional zonder hinderlijke voorkennis.

Levensbedreigende fouten: d, t of dt?

‘Op dt-fouten staat iets wat neigt naar de doodstraf.’ Dat is een van de richtlijnen bij een recente redactieopdracht.

Ik herken het gevoel wel. Nog steeds stokt mijn adem heel even als ik er ergens één bespeur. Gisteren nog, op het LinkedIndiscussieforum van Onze  Taal dan nog wel.

Al surfend stokt mijn adem wel vaker, maar reageren doe ik zelden op het internet. De context is daar vaak wat informeler en dan stoort het met niet zo.

Maar ik zie ze natuurlijk wel: ‘Oh!’

Op informatieve websites en in drukwerk vind ik het slordig, en ik hou nogal van kwaliteit. Dan noteer ik dus gegarandeerd inwendig: ‘Min één!’

Maar de doodstraf, nu ja. Wel heb ik heel lang niet begrepen hoe het mogelijk is, dat zoveel mensen problemen hebben met de vervoeging van (zwakke) werkwoorden. Als er nu één consequente en heldere spellingregel is, dan is het die wel.

Dt-fouten zijn onvermijdelijk

Intussen las ik dat ons geheugen ons parten speelt, meer bepaald ons woordgeheugen. Dat schotelt ons, terwijl we schrijven, automatisch de meest voorkomende vorm van een woord voor. Mij doet het een beetje denken aan de suggesties van een spellingchecker of van Google. Die zijn ook niet altijd even betrouwbaar.

Reviseer

“Maar de rol van het woordgeheugen mag geen excuus zijn om spellingregels systematisch te negeren. Een verklaring is geen vrijgeleide”, betoogde professor Dominiek Sandra, die het fenomeen onderzocht, in Klasse. Revisie is volgens hem het wapen tegen ons woordgeheugen. En ook al spel ikzelf voor de sport, ik kan hem geen ongelijk geven.

Het zinkende kofschip

Ik denk dat revisie ook wel een beetje kan helpen tegen ‘Het zinkende kofschip’. Onder die alarmerende titel praatte linguïst Mirjam Ernestus op de radio over haar onderzoek naar de (verkeerde) keuze van d of t in de verleden tijd en bij het voltooid deelwoord.

Volgens haar druist het ezelsbruggetje ’t kofschip in tegen ons taalgevoel. We schrijven (naar) wat we horen. ‘Ik krab’ klinkt als  ‘ik krap’, en de p zit in ’t kofschip, vandaar: ‘ik heb gekrabt’. Een oplossing ziet ze niet meteen. Ik vind het allemaal nogal zorgelijk klinken.

Als u een tekst reviseert, ziet u die b in ‘krab’ toch staan? Welaan dan!

Als u de regels nog eens wilt herhalen of oefenen voor u aan het reviseren slaat, kunt op deze sites terecht:

http://www.dtkompas.nl/

http://www.jufmelis.nl/