Gênante mails vermijden in 5 stappen

Mailen is makkelijk en snel. Te snel soms. Want eens een mail verstuurd is, kunt u die vrijwel nooit terughalen.

Maar in een professionele context vervangen e-mails vandaag vaak de klassieke brieven. Daarom verdienen sommige mails dezelfde aandacht als brieven.

Even nadenken voor u op ‘Verzenden’ drukt, is zelfs bij informele mails geen slecht idee. Tenzij u graag wilt dat uw irritatie of spot een eigen leven gaan leiden, natuurlijk.

5 stappen om op de rem te gaan staan

1. Hang eerst de bijlage(n) aan de mail, als u iemand iets wilt bezorgen. ‘Oops, bijlage vergeten!’ is allicht een van de meest voorkomende e-mailfoutjes.

2. Schrijf uw mail. Eens u uw boodschap helder en volledig op papier hebt gezet, is het makkelijker om een degelijke onderwerpsregel te formuleren.

3. Vul de onderwerpsregel in. Maak uw onderwerpsregel zo concreet mogelijk en geef aan of u al dan niet een reactie verwacht van uw bestemmeling.

4. Vul de bestemmeling(en) pas als laatste in. Zo vermijdt u dat u per ongeluk halve mails of te snelle reacties verstuurt. Als u een mail beantwoordt, kan dat natuurlijk niet. Daarom is het soms een goed idee om gevoelige of complexe mails eerst in uw tekstverwerkingsprogramma of in een nieuwe, lege mail op te stellen. Of om ze even links te laten liggen en pas later te beslissen of u ze wel verstuurt.

5. Controleer de geadresseerden (Heb ik wel de juiste Jan geselecteerd?) en verstuur.

Advertenties

Kennis is een vloek (in communicatie)

Het nadeel van expert zijn als u gaat communiceren? U weet te veel om het nog eenvoudig en verstaanbaar uit te leggen aan leken in uw vakgebied.

Een ‘overdosis’ vakkennis is een veel voorkomend probleem bij professionals die moeten schrijven of spreken voor buitenstaanders.  Ze weten zoveel dat ze er moeite mee hebben om hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden. Ze gaan ervan uit dat hun publiek even geïnteresseerd is als zijzelf. Ze spelen met jargon dat de lezer of luisteraar verdwaasd achterlaat.

‘The curse of knowledge’ is ook het grote gevaar in het boek Made to stick. Auteurs Chip en Dan Heath hebben het daarin over eigenschappen van ideeën die aanslaan. ‘Waarom gaan absurde stadslegendes de wereld rond, maar vindt uw stevige onderbouwde bedrijfsstrategie weinig weerklank bij uw medewerkers? ‘, vroegen ze zich af.

6 eigenschappen voor succes

Uiteindelijk vonden ze 6 eigenschappen van ideeën met weerhaakjes. Die vatten ze samen in een – op-en-top Amerikaans – ezelsbruggetjes: SUCCES! Dat staat voor ‘simple, unexpected, concrete, credible, emotional stories’.

Stap 1: de essentie

De eerste eigenschap, eenvoud, is cruciaal. Het komt erop aan de kern van uw boodschap te vinden en ze zo compact mogelijk te maken. Dat is geen pleidooi voor verkleutering, wel voor de essentie. Vooral de tussenkop ‘Als je drie dingen zegt, zeg je niks’, is mij bijgebleven. Schrijven is schrappen. Auw!

Stap 2: checklist

Eens u de kernboodschap hebt, kunt u die vertalen in een idee dat blijft hangen, aan hand van de overige eigenschappen:

  • Unexpected: stop iets onverwachts in uw boodschap, zodat u de aandacht van het publiek trekt.
  • Concrete: wees concreet, zodat het publiek uw idee snapt en kan onthouden.
  • Credible: zorg dat uw boodschap geloofwaardig is, zodat het publiek uw idee aanvaardt of het ermee eens is.
  • Emotional: speel in op een emotie, zodat het publiek zich betrokken voelt en geïnteresseerd raakt.
  • Story: Vertel een verhaal, zodat u uw publiek tot actie aanzet. Verhalen simuleren en inspireren en wekken minder weerstand op dan argumenten.

Gaat u al duizelen van de kloof tussen theorie en praktijk? Dan kunt u het hele boek lezen. Of een beroep doen op een communicatieprofessional zonder hinderlijke voorkennis.

Levensbedreigende fouten: d, t of dt?

‘Op dt-fouten staat iets wat neigt naar de doodstraf.’ Dat is een van de richtlijnen bij een recente redactieopdracht.

Ik herken het gevoel wel. Nog steeds stokt mijn adem heel even als ik er ergens één bespeur. Gisteren nog, op het LinkedIndiscussieforum van Onze  Taal dan nog wel.

Al surfend stokt mijn adem wel vaker, maar reageren doe ik zelden op het internet. De context is daar vaak wat informeler en dan stoort het met niet zo.

Maar ik zie ze natuurlijk wel: ‘Oh!’

Op informatieve websites en in drukwerk vind ik het slordig, en ik hou nogal van kwaliteit. Dan noteer ik dus gegarandeerd inwendig: ‘Min één!’

Maar de doodstraf, nu ja. Wel heb ik heel lang niet begrepen hoe het mogelijk is, dat zoveel mensen problemen hebben met de vervoeging van (zwakke) werkwoorden. Als er nu één consequente en heldere spellingregel is, dan is het die wel.

Dt-fouten zijn onvermijdelijk

Intussen las ik dat ons geheugen ons parten speelt, meer bepaald ons woordgeheugen. Dat schotelt ons, terwijl we schrijven, automatisch de meest voorkomende vorm van een woord voor. Mij doet het een beetje denken aan de suggesties van een spellingchecker of van Google. Die zijn ook niet altijd even betrouwbaar.

Reviseer

“Maar de rol van het woordgeheugen mag geen excuus zijn om spellingregels systematisch te negeren. Een verklaring is geen vrijgeleide”, betoogde professor Dominiek Sandra, die het fenomeen onderzocht, in Klasse. Revisie is volgens hem het wapen tegen ons woordgeheugen. En ook al spel ikzelf voor de sport, ik kan hem geen ongelijk geven.

Het zinkende kofschip

Ik denk dat revisie ook wel een beetje kan helpen tegen ‘Het zinkende kofschip’. Onder die alarmerende titel praatte linguïst Mirjam Ernestus op de radio over haar onderzoek naar de (verkeerde) keuze van d of t in de verleden tijd en bij het voltooid deelwoord.

Volgens haar druist het ezelsbruggetje ’t kofschip in tegen ons taalgevoel. We schrijven (naar) wat we horen. ‘Ik krab’ klinkt als  ‘ik krap’, en de p zit in ’t kofschip, vandaar: ‘ik heb gekrabt’. Een oplossing ziet ze niet meteen. Ik vind het allemaal nogal zorgelijk klinken.

Als u een tekst reviseert, ziet u die b in ‘krab’ toch staan? Welaan dan!

Als u de regels nog eens wilt herhalen of oefenen voor u aan het reviseren slaat, kunt op deze sites terecht:

http://www.dtkompas.nl/

http://www.jufmelis.nl/

De reactie op een klacht

Het is al brieven en e-mails wat de klok slaat dezer weken. Ik ben net gestart met schrijftrainingen geven. Over brieven en mails schrijven.

“Is dat dan zo moeilijk?”, zult u misschien vragen. Wel, dat kan best tegenvallen. Bijvoorbeeld als u een klachtenbrief of -mail krijgt die begint met: “Jullie zijn zeker achterlijk?” Wat antwoordt u daarop?

Tot mijn genoegen namen Peeters en Pichal, van het gelijknamige Radio 1-programma, onlangs de proef op de som. Ze stuurden 20 onbeschofte klachtenmails naar bedrijven en organisaties en legden de 15 antwoorden voor aan Dirk Caluwé van de Taaltelefoon.

De man heeft een punt als hij zegt dat een klacht – zelfs een onbeschofte – een kans is. Om een verstoorde relatie te herstellen. Om een klant te houden.

Ik dacht meteen spontaan aan mijn talloze mails en telefoontjes van afgelopen zomer, toen ik administratief een en ander moest regelen bij een aantal leveranciers. En vooral aan de antwoorden erop: vaak ontbrekend, standaard, onbegrijpelijk en altijd onpersoonlijk. (De domiciliëring bij Essent, naar aanleiding van mijn nieuwe contract is trouwens nog steeds niet in orde.)

Ik heb nog aantal van die mails. Misschien mooi oefenmateriaal voor een toekomstige training?

Waarover gaat dit eigenlijk?

Maak uw lezers van bij het begin duidelijk waarover u het hebt. En of u iets van hen verwacht. Het is een van de gulden regels van de zakelijke communicatie. Voor de hand liggend? Tel eens een week lang de brieven, mails, verslagen, memo’s, artikels, persberichten… – kortom alle teksten waarvan u zich afvraagt: “Wat moet ik hiermee?”

De praktische beperkingen van het scherm en het ongeduld van de surfer zetten de nood aan concrete, heldere informatie vandaag extra  in de verf. Op het internet geldt altijd: ‘Het belangrijkste komt eerst.’ Of nog: ‘Begin met het besluit.’ Maar ook in andere geschreven communicatie kunt u deze regels gerust toepassen.

Tekstonderdelen waarin u de essentie kwijt kunt

Alle tekstsoorten hebben een of meer specifieke onderdelen waarin u de essentie van uw schrijven kwijt kunt, zoals: 

  • in brieven, mails en memo’s: de onderwerpsregel en de vakken met de afzender en de bestemmeling(en);
  • in verslagen: de kop, de tussenkoppen en (eventueel) de actielijst;
  • in persberichten en artikels: de kop, de onderkop, de inleiding en de tussentitels. In magazineartikels beschikt u voorts over streamers, quotes en bijschriften om de lezer snel attent te maken op belangrijke punten;
  • in webteksten:  de titel, de inleiding, de tussenkoppen en de hyperlinks.

Pertinente vragen van uw lezer

De lezer zal die tekstonderdelen meteen raadplegen om antwoord te krijgen op een paar pertinente vragen zoals: 

  • Waarover gaat deze tekst?
  • Is dit voor mij bestemd?
  • Verwacht er iemand iets van mij?
  • Is dit interessant voor mij?

Bezint eer ge begint

Mijn advies? Voor er een letter op papier komt, zorg ervoor dat u een concreet antwoord hebt op de  vragen:

  • Wat wil ik de lezer vertellen?
  • Wat verwacht ik van mijn lezer?

Dat geldt trouwens niet alleen als u zelf schrijft, maar ook als u iemand voor u laat schrijven. In beide gevallen vermijdt u tijdverlies en nutteloze inspanning. In het tweede geval bespaart u ook geld.

Ik krijg meer dan eens te horen: “Schrijf alvast iets. We zullen het dan wel aanpassen.” Nu kan ik zelfs over een ietwat welluidende wind een A4’tje voltikken. Maar dat vraagt tijd en het kost nog meer tijd om van zo’n A4’tje een tekst te maken waarmee u iets kan aanvangen. Ziet u de uren op uw factuur al fijn aantikken? Dan snapt u waarover dit gaat.

Taal- en teksthygiëne – Stokpaardje: Passiefconstructies

Ik heb een ernstige allergie voor passiefconstructies. Ze maken een tekst onnodig zwaar en afstandelijk. Vaak zijn ze eenvoudig te vervangen door een actieve vorm.

Dat betekent niet dat u passiefconstructies koste wat het kost moet vermijden. Ze zijn bijvoorbeeld nuttig om nadruk te leggen op een zinsdeel, om spanning op te bouwen of om duidelijkheid te scheppen over de handelende persoon.  Een passieve vorm geniet ook de voorkeur ten opzichte van een actieve vorm met ‘men’.

Velen denken dat er voor deze opleiding weinig moet gewerkt worden. Niets is minder waar! – Velen denken dat je voor deze opleiding weinig moet werken. Of nog: Er wordt vaak gezegd dat je voor deze opleiding weinig moet werken.

Merk ook de ‘bobbel’ op in de werkwoordelijk eindgroep van het voorbeeld. Hulpwerkwoorden in een werkwoordelijke eindgroep (hier ‘moeten’ en ‘worden’) horen bij elkaar. Het voltooid deelwoord komt ervoor of erachter:

… dat er weinig gewerkt moet worden.
… dat er weinig moet worden gewerkt.

De eerste volgorde geniet de voorkeur in spreektaal. Als u die altijd gebruikt, zit u nooit fout.

Overvallen door goede taalvoornemens? Bekijk de vorige afleveringen:

Aflevering 1: Spelling
Aflevering 2: Vlaamse klassiekers
Aflevering 3: Instinkers
Aflevering 4: Woorddieet
Aflevering 5: Naamwoordstijl is geen stijl

Taal- en teksthygiëne – Aflevering 5: Naamwoordstijl is geen stijl

Ik hou van werkwoorden. Het zijn stoere woorden die leven brengen in een tekst. Het artikel op VRTtaal.net van vorige keer geeft me volmondig gelijk in punt 4: ‘Vermijd naamwoordstijl – schrijf met werkwoorden’. Volgende keer dat u weer naar lidwoorden grijpt, denk dan: “Actie!”.

Het combineren van de lessen met projecten is lastig. – De combinatie van lessen en projecten is lastig. Maar liever nog: Lessen en projecten combineren is lastig.

Het op kot zitten zegt me niet veel. – Op kot zitten…

Zijn takenpakket is uitgebreid: geven van vorming, opvolgen van dossiers, organiseren van oefeningen… – Naamwoordstijl verdwijnt niet door het lidwoord weg te laten. Zeg gewoon: vorming geven, dossiers opvolgen, oefeningen organiseren…

Ook het werken in kleine groepen vond ik heel tof. – Ook in groepjes werken vond ik heel tof. Ook groepswerk vond ik…

Volgende keer: Afsluiter: Stokpaardje

Overvallen door goede taalvoornemens? Bekijk de vorige afleveringen:

Aflevering 1: Spelling
Aflevering 2: Vlaamse klassiekers
Aflevering 3: Instinkers
Aflevering 4: Woorddieet