Gênante mails vermijden in 5 stappen

Mailen is makkelijk en snel. Te snel soms. Want eens een mail verstuurd is, kunt u die vrijwel nooit terughalen.

Maar in een professionele context vervangen e-mails vandaag vaak de klassieke brieven. Daarom verdienen sommige mails dezelfde aandacht als brieven.

Even nadenken voor u op ‘Verzenden’ drukt, is zelfs bij informele mails geen slecht idee. Tenzij u graag wilt dat uw irritatie of spot een eigen leven gaan leiden, natuurlijk.

5 stappen om op de rem te gaan staan

1. Hang eerst de bijlage(n) aan de mail, als u iemand iets wilt bezorgen. ‘Oops, bijlage vergeten!’ is allicht een van de meest voorkomende e-mailfoutjes.

2. Schrijf uw mail. Eens u uw boodschap helder en volledig op papier hebt gezet, is het makkelijker om een degelijke onderwerpsregel te formuleren.

3. Vul de onderwerpsregel in. Maak uw onderwerpsregel zo concreet mogelijk en geef aan of u al dan niet een reactie verwacht van uw bestemmeling.

4. Vul de bestemmeling(en) pas als laatste in. Zo vermijdt u dat u per ongeluk halve mails of te snelle reacties verstuurt. Als u een mail beantwoordt, kan dat natuurlijk niet. Daarom is het soms een goed idee om gevoelige of complexe mails eerst in uw tekstverwerkingsprogramma of in een nieuwe, lege mail op te stellen. Of om ze even links te laten liggen en pas later te beslissen of u ze wel verstuurt.

5. Controleer de geadresseerden (Heb ik wel de juiste Jan geselecteerd?) en verstuur.

Advertenties