Gênante mails vermijden in 5 stappen

Mailen is makkelijk en snel. Te snel soms. Want eens een mail verstuurd is, kunt u die vrijwel nooit terughalen.

Maar in een professionele context vervangen e-mails vandaag vaak de klassieke brieven. Daarom verdienen sommige mails dezelfde aandacht als brieven.

Even nadenken voor u op ‘Verzenden’ drukt, is zelfs bij informele mails geen slecht idee. Tenzij u graag wilt dat uw irritatie of spot een eigen leven gaan leiden, natuurlijk.

5 stappen om op de rem te gaan staan

1. Hang eerst de bijlage(n) aan de mail, als u iemand iets wilt bezorgen. ‘Oops, bijlage vergeten!’ is allicht een van de meest voorkomende e-mailfoutjes.

2. Schrijf uw mail. Eens u uw boodschap helder en volledig op papier hebt gezet, is het makkelijker om een degelijke onderwerpsregel te formuleren.

3. Vul de onderwerpsregel in. Maak uw onderwerpsregel zo concreet mogelijk en geef aan of u al dan niet een reactie verwacht van uw bestemmeling.

4. Vul de bestemmeling(en) pas als laatste in. Zo vermijdt u dat u per ongeluk halve mails of te snelle reacties verstuurt. Als u een mail beantwoordt, kan dat natuurlijk niet. Daarom is het soms een goed idee om gevoelige of complexe mails eerst in uw tekstverwerkingsprogramma of in een nieuwe, lege mail op te stellen. Of om ze even links te laten liggen en pas later te beslissen of u ze wel verstuurt.

5. Controleer de geadresseerden (Heb ik wel de juiste Jan geselecteerd?) en verstuur.

Advertenties

Dag meneer de Koekepeer

Onlangs raakte ik op een forum op LinkedIn verzeild in een discussie over de juiste aanhef in brieven en mails. Hoewel we dergelijke formules bijna allemaal dagelijks gebruiken, waren de meningen verdeeld. Het ei – of beter: de aanhef van Columbus hebben we dus niet gevonden. Eén ding was wel duidelijk: steeds meer schrijvers grijpen naar spreektaal.

Achten volgens het boekje

De aanhef volgens het boekje is voor een zakelijke brief nog steeds Geachte mevrouw en/of Geachte heer, eventueel gevolgd door de familienaam van de aangeschreven persoon.

Veel schrijvers vinden die geachte mevrouwen en geachte heren nogal stijf klinken. Persoonlijk gebruik ik die aanhef ook alleen nog maar in officiële correspondentie en in brieven waarvan ik de bestemmeling van haar noch pluim ken.

Ken ik u ergens van?

Maar wat is dan een goed alternatief? Veel schrijvers grijpen naar Beste mevrouw en Beste meneer, al dan niet gevolgd door de familienaam. Dat deed ik vroeger ook wel eens, maar het wrong toch altijd. Beste is in principe bestemd voor personen die u kent, en wordt dan gevolgd door de voornaam. Beste valt in een zakelijke context bij veel bestemmelingen dan ook niet in goede aarde. Zij vinden het te familiair.

Ze zei meneer tegen me

Bovendien laten ook niet alle heren zich probleemloos ‘meneren’. Een van de leden van het discussieforum vond meneer kindertaal. Een aanhef met meneer roept bij hem de bedenking op: ‘Weer zo’n jong ding dat niet weet hoe het hoort.’ De man kreeg echter veel tegenwind. Zelf vond ik zijn reactie ook wat overdreven.

Meneer kindertaal? Dat had ik nog nooit gehoord. Spreektaal, dat wel ja. Maar ik schrijf ook steeds minder brieven en steeds meer mails. En in die laatste geef ik de voorkeur verzorgde spreektaal. Geachte heer vind ik in zo’n context vaak ontzettend afstandelijk. Al zal ik in de toekomst toch twee keer nadenken over de gemiddelde leeftijd van de lezer als ik een volwassen publiek aanschrijf.

In de discussie viel het ook op dat de talrijke tegenstanders van heer ook allemaal consequent meneer schreven. ‘Als het dan toch meneer moet zijn, schrijf dan tenminste mijnheer’, probeerde iemand uit het herenkamp nog, maar dat vond het menerenkamp helemaal niet meer kunnen. Persoonlijk grijp ik spontaan ook naar meneer. Mijnheer klinkt me toch wat oubollig, omdat je het nooit letterlijk zegt. Het doet ook denken aan Mijne heren. En hoe vaak gebruikt iemand die aanspreking nog in alle ernst?

Daar staat u met uw beste (bedoelingen)

Moeten we voor alle veiligheid dan toch maar volgens het boekje iedereen met achting aanschrijven? Nee, zoals altijd denkt u vooraf beter even na over het publiek voor wie u schrijft. Hoe goed kent u uw publiek en wat weet u over zijn verwachtingen?

Schrijf wat u zegt

Voor mails is er een eenvoudige oplossing die ik als liefhebber van verzorgde spreektaal voor teksten in heel wat situaties perfect vind passen: Dag meneer en Dag mevrouw. Het is een beleefde en tegelijk courante aanspreking en probleemloos te combineren met u verderop in uw tekst. En mocht u nog twijfelen of Dag toch niet te gewoontjes klinkt: wat zegt u als u uw geachte lezer opbelt of ontmoet? Juist. Wat moeten we daar dan nog meer over zeggen of schrijven?