Gênante mails vermijden in 5 stappen

Mailen is makkelijk en snel. Te snel soms. Want eens een mail verstuurd is, kunt u die vrijwel nooit terughalen.

Maar in een professionele context vervangen e-mails vandaag vaak de klassieke brieven. Daarom verdienen sommige mails dezelfde aandacht als brieven.

Even nadenken voor u op ‘Verzenden’ drukt, is zelfs bij informele mails geen slecht idee. Tenzij u graag wilt dat uw irritatie of spot een eigen leven gaan leiden, natuurlijk.

5 stappen om op de rem te gaan staan

1. Hang eerst de bijlage(n) aan de mail, als u iemand iets wilt bezorgen. ‘Oops, bijlage vergeten!’ is allicht een van de meest voorkomende e-mailfoutjes.

2. Schrijf uw mail. Eens u uw boodschap helder en volledig op papier hebt gezet, is het makkelijker om een degelijke onderwerpsregel te formuleren.

3. Vul de onderwerpsregel in. Maak uw onderwerpsregel zo concreet mogelijk en geef aan of u al dan niet een reactie verwacht van uw bestemmeling.

4. Vul de bestemmeling(en) pas als laatste in. Zo vermijdt u dat u per ongeluk halve mails of te snelle reacties verstuurt. Als u een mail beantwoordt, kan dat natuurlijk niet. Daarom is het soms een goed idee om gevoelige of complexe mails eerst in uw tekstverwerkingsprogramma of in een nieuwe, lege mail op te stellen. Of om ze even links te laten liggen en pas later te beslissen of u ze wel verstuurt.

5. Controleer de geadresseerden (Heb ik wel de juiste Jan geselecteerd?) en verstuur.

Advertenties

Dag meneer de Koekepeer

Onlangs raakte ik op een forum op LinkedIn verzeild in een discussie over de juiste aanhef in brieven en mails. Hoewel we dergelijke formules bijna allemaal dagelijks gebruiken, waren de meningen verdeeld. Het ei – of beter: de aanhef van Columbus hebben we dus niet gevonden. Eén ding was wel duidelijk: steeds meer schrijvers grijpen naar spreektaal.

Achten volgens het boekje

De aanhef volgens het boekje is voor een zakelijke brief nog steeds Geachte mevrouw en/of Geachte heer, eventueel gevolgd door de familienaam van de aangeschreven persoon.

Veel schrijvers vinden die geachte mevrouwen en geachte heren nogal stijf klinken. Persoonlijk gebruik ik die aanhef ook alleen nog maar in officiële correspondentie en in brieven waarvan ik de bestemmeling van haar noch pluim ken.

Ken ik u ergens van?

Maar wat is dan een goed alternatief? Veel schrijvers grijpen naar Beste mevrouw en Beste meneer, al dan niet gevolgd door de familienaam. Dat deed ik vroeger ook wel eens, maar het wrong toch altijd. Beste is in principe bestemd voor personen die u kent, en wordt dan gevolgd door de voornaam. Beste valt in een zakelijke context bij veel bestemmelingen dan ook niet in goede aarde. Zij vinden het te familiair.

Ze zei meneer tegen me

Bovendien laten ook niet alle heren zich probleemloos ‘meneren’. Een van de leden van het discussieforum vond meneer kindertaal. Een aanhef met meneer roept bij hem de bedenking op: ‘Weer zo’n jong ding dat niet weet hoe het hoort.’ De man kreeg echter veel tegenwind. Zelf vond ik zijn reactie ook wat overdreven.

Meneer kindertaal? Dat had ik nog nooit gehoord. Spreektaal, dat wel ja. Maar ik schrijf ook steeds minder brieven en steeds meer mails. En in die laatste geef ik de voorkeur verzorgde spreektaal. Geachte heer vind ik in zo’n context vaak ontzettend afstandelijk. Al zal ik in de toekomst toch twee keer nadenken over de gemiddelde leeftijd van de lezer als ik een volwassen publiek aanschrijf.

In de discussie viel het ook op dat de talrijke tegenstanders van heer ook allemaal consequent meneer schreven. ‘Als het dan toch meneer moet zijn, schrijf dan tenminste mijnheer’, probeerde iemand uit het herenkamp nog, maar dat vond het menerenkamp helemaal niet meer kunnen. Persoonlijk grijp ik spontaan ook naar meneer. Mijnheer klinkt me toch wat oubollig, omdat je het nooit letterlijk zegt. Het doet ook denken aan Mijne heren. En hoe vaak gebruikt iemand die aanspreking nog in alle ernst?

Daar staat u met uw beste (bedoelingen)

Moeten we voor alle veiligheid dan toch maar volgens het boekje iedereen met achting aanschrijven? Nee, zoals altijd denkt u vooraf beter even na over het publiek voor wie u schrijft. Hoe goed kent u uw publiek en wat weet u over zijn verwachtingen?

Schrijf wat u zegt

Voor mails is er een eenvoudige oplossing die ik als liefhebber van verzorgde spreektaal voor teksten in heel wat situaties perfect vind passen: Dag meneer en Dag mevrouw. Het is een beleefde en tegelijk courante aanspreking en probleemloos te combineren met u verderop in uw tekst. En mocht u nog twijfelen of Dag toch niet te gewoontjes klinkt: wat zegt u als u uw geachte lezer opbelt of ontmoet? Juist. Wat moeten we daar dan nog meer over zeggen of schrijven?

Levensbedreigende fouten: d, t of dt?

‘Op dt-fouten staat iets wat neigt naar de doodstraf.’ Dat is een van de richtlijnen bij een recente redactieopdracht.

Ik herken het gevoel wel. Nog steeds stokt mijn adem heel even als ik er ergens één bespeur. Gisteren nog, op het LinkedIndiscussieforum van Onze  Taal dan nog wel.

Al surfend stokt mijn adem wel vaker, maar reageren doe ik zelden op het internet. De context is daar vaak wat informeler en dan stoort het met niet zo.

Maar ik zie ze natuurlijk wel: ‘Oh!’

Op informatieve websites en in drukwerk vind ik het slordig, en ik hou nogal van kwaliteit. Dan noteer ik dus gegarandeerd inwendig: ‘Min één!’

Maar de doodstraf, nu ja. Wel heb ik heel lang niet begrepen hoe het mogelijk is, dat zoveel mensen problemen hebben met de vervoeging van (zwakke) werkwoorden. Als er nu één consequente en heldere spellingregel is, dan is het die wel.

Dt-fouten zijn onvermijdelijk

Intussen las ik dat ons geheugen ons parten speelt, meer bepaald ons woordgeheugen. Dat schotelt ons, terwijl we schrijven, automatisch de meest voorkomende vorm van een woord voor. Mij doet het een beetje denken aan de suggesties van een spellingchecker of van Google. Die zijn ook niet altijd even betrouwbaar.

Reviseer

“Maar de rol van het woordgeheugen mag geen excuus zijn om spellingregels systematisch te negeren. Een verklaring is geen vrijgeleide”, betoogde professor Dominiek Sandra, die het fenomeen onderzocht, in Klasse. Revisie is volgens hem het wapen tegen ons woordgeheugen. En ook al spel ikzelf voor de sport, ik kan hem geen ongelijk geven.

Het zinkende kofschip

Ik denk dat revisie ook wel een beetje kan helpen tegen ‘Het zinkende kofschip’. Onder die alarmerende titel praatte linguïst Mirjam Ernestus op de radio over haar onderzoek naar de (verkeerde) keuze van d of t in de verleden tijd en bij het voltooid deelwoord.

Volgens haar druist het ezelsbruggetje ’t kofschip in tegen ons taalgevoel. We schrijven (naar) wat we horen. ‘Ik krab’ klinkt als  ‘ik krap’, en de p zit in ’t kofschip, vandaar: ‘ik heb gekrabt’. Een oplossing ziet ze niet meteen. Ik vind het allemaal nogal zorgelijk klinken.

Als u een tekst reviseert, ziet u die b in ‘krab’ toch staan? Welaan dan!

Als u de regels nog eens wilt herhalen of oefenen voor u aan het reviseren slaat, kunt op deze sites terecht:

http://www.dtkompas.nl/

http://www.jufmelis.nl/

Baalpost

Deze week kreeg ik een mailing in de bus van een heer die me wil helpen om mijn zaak te verkopen. Niet dat ik die ambitie koester, maar dat weet hij natuurlijk niet.

Onder het briefhoofd geen spoor van een duidelijke onderwerpsregel.  Die moest allicht plaats maken voor het schreeuwerige opschrift ‘PERSOONLIJK EN VERTROUWELIJK’. Als een mij onbekende heer van een mij al even onbekende firma mij  zo aanschrijft, vrees ik eerlijk gezegd meteen voor onoorbare voorstellen.

De brief zelf leek me in een eerste oogopslag vrij helder opgesteld, op wat ouderwetse schrijftaalwoorden na. Tot ik bij het postscriptum kwam:

Voor alle duidelijkheid vermeld ik hier ook nog dat onze groep, die kan buigen op 38 jaar ervaring, tijdens de laatste 12 maanden meer dan 5 000 dossiers inzake de verkoop van handelszaken en ondernemingen behandelde.

Jammer, zo’n opvallende fout in het postscriptum, in marketingkringen toch geroemd als een van de meest gelezen elementen van een verkoopbrief! 

Iemand die ‘voor alle duidelijkheid ook nog vermeldt’ dat hij kan bogen op zoveel ervaring dat hij ervan moet buigen, krijgt mijn onverdeelde aandacht. Dus zie ik ook dat voor het postscriptum niet ‘PS’ staat, maar ‘N.B.’, de afkorting van ‘noorderbreedte’. ‘Nota bene’ kort u in het Nederlands namelijk af als ‘NB’.

Ik weet het. Dat is een detail. Maar één flagrante fout maakt de lastige tante in mij wakker.

Die vraagt zich plots ook af wat dat eigenlijk betekent: ‘dossiers inzake de verkoop van handelszaken en ondernemingen behandelen’. Heeft de groep al die zaken verkocht? Sterk. Maar waarom schrijven ze dat dan niet? ‘Dossiers behandelen’ doet me plots heel erg denken aan Simon Carmiggelts ‘epibreren’.

Ik weet het. Slecht karakter…

Via de antwoordstrook onderaan de brief kan ik een ‘privé-gesprek’ aanvragen. Maar talige tante wil sinds de spelling van 2005 enkel nog privégesprekken. Alweer een gemiste kans!

Niet dat er nog veel kansen zijn dat ik contact zou opnemen. Op de antwoordstrook vraagt de man om informatie over mijn zaak en over ‘de aard van mijn benaderingswijze’. Wat dat ook mag betekenen, ik voel me toch een beetje in het (taal)kruis getast. Talige tante is soms een tere tante.

De reactie op een klacht

Het is al brieven en e-mails wat de klok slaat dezer weken. Ik ben net gestart met schrijftrainingen geven. Over brieven en mails schrijven.

“Is dat dan zo moeilijk?”, zult u misschien vragen. Wel, dat kan best tegenvallen. Bijvoorbeeld als u een klachtenbrief of -mail krijgt die begint met: “Jullie zijn zeker achterlijk?” Wat antwoordt u daarop?

Tot mijn genoegen namen Peeters en Pichal, van het gelijknamige Radio 1-programma, onlangs de proef op de som. Ze stuurden 20 onbeschofte klachtenmails naar bedrijven en organisaties en legden de 15 antwoorden voor aan Dirk Caluwé van de Taaltelefoon.

De man heeft een punt als hij zegt dat een klacht – zelfs een onbeschofte – een kans is. Om een verstoorde relatie te herstellen. Om een klant te houden.

Ik dacht meteen spontaan aan mijn talloze mails en telefoontjes van afgelopen zomer, toen ik administratief een en ander moest regelen bij een aantal leveranciers. En vooral aan de antwoorden erop: vaak ontbrekend, standaard, onbegrijpelijk en altijd onpersoonlijk. (De domiciliëring bij Essent, naar aanleiding van mijn nieuwe contract is trouwens nog steeds niet in orde.)

Ik heb nog aantal van die mails. Misschien mooi oefenmateriaal voor een toekomstige training?

Waarover gaat dit eigenlijk?

Maak uw lezers van bij het begin duidelijk waarover u het hebt. En of u iets van hen verwacht. Het is een van de gulden regels van de zakelijke communicatie. Voor de hand liggend? Tel eens een week lang de brieven, mails, verslagen, memo’s, artikels, persberichten… – kortom alle teksten waarvan u zich afvraagt: “Wat moet ik hiermee?”

De praktische beperkingen van het scherm en het ongeduld van de surfer zetten de nood aan concrete, heldere informatie vandaag extra  in de verf. Op het internet geldt altijd: ‘Het belangrijkste komt eerst.’ Of nog: ‘Begin met het besluit.’ Maar ook in andere geschreven communicatie kunt u deze regels gerust toepassen.

Tekstonderdelen waarin u de essentie kwijt kunt

Alle tekstsoorten hebben een of meer specifieke onderdelen waarin u de essentie van uw schrijven kwijt kunt, zoals: 

  • in brieven, mails en memo’s: de onderwerpsregel en de vakken met de afzender en de bestemmeling(en);
  • in verslagen: de kop, de tussenkoppen en (eventueel) de actielijst;
  • in persberichten en artikels: de kop, de onderkop, de inleiding en de tussentitels. In magazineartikels beschikt u voorts over streamers, quotes en bijschriften om de lezer snel attent te maken op belangrijke punten;
  • in webteksten:  de titel, de inleiding, de tussenkoppen en de hyperlinks.

Pertinente vragen van uw lezer

De lezer zal die tekstonderdelen meteen raadplegen om antwoord te krijgen op een paar pertinente vragen zoals: 

  • Waarover gaat deze tekst?
  • Is dit voor mij bestemd?
  • Verwacht er iemand iets van mij?
  • Is dit interessant voor mij?

Bezint eer ge begint

Mijn advies? Voor er een letter op papier komt, zorg ervoor dat u een concreet antwoord hebt op de  vragen:

  • Wat wil ik de lezer vertellen?
  • Wat verwacht ik van mijn lezer?

Dat geldt trouwens niet alleen als u zelf schrijft, maar ook als u iemand voor u laat schrijven. In beide gevallen vermijdt u tijdverlies en nutteloze inspanning. In het tweede geval bespaart u ook geld.

Ik krijg meer dan eens te horen: “Schrijf alvast iets. We zullen het dan wel aanpassen.” Nu kan ik zelfs over een ietwat welluidende wind een A4’tje voltikken. Maar dat vraagt tijd en het kost nog meer tijd om van zo’n A4’tje een tekst te maken waarmee u iets kan aanvangen. Ziet u de uren op uw factuur al fijn aantikken? Dan snapt u waarover dit gaat.