Over Veerle

talige tante, handige tante

Intussen op het postgraduaat Digital Content & Journalism…

Afbeelding

cinderella

Advertenties

Gênante mails vermijden in 5 stappen

Mailen is makkelijk en snel. Te snel soms. Want eens een mail verstuurd is, kunt u die vrijwel nooit terughalen.

Maar in een professionele context vervangen e-mails vandaag vaak de klassieke brieven. Daarom verdienen sommige mails dezelfde aandacht als brieven.

Even nadenken voor u op ‘Verzenden’ drukt, is zelfs bij informele mails geen slecht idee. Tenzij u graag wilt dat uw irritatie of spot een eigen leven gaan leiden, natuurlijk.

5 stappen om op de rem te gaan staan

1. Hang eerst de bijlage(n) aan de mail, als u iemand iets wilt bezorgen. ‘Oops, bijlage vergeten!’ is allicht een van de meest voorkomende e-mailfoutjes.

2. Schrijf uw mail. Eens u uw boodschap helder en volledig op papier hebt gezet, is het makkelijker om een degelijke onderwerpsregel te formuleren.

3. Vul de onderwerpsregel in. Maak uw onderwerpsregel zo concreet mogelijk en geef aan of u al dan niet een reactie verwacht van uw bestemmeling.

4. Vul de bestemmeling(en) pas als laatste in. Zo vermijdt u dat u per ongeluk halve mails of te snelle reacties verstuurt. Als u een mail beantwoordt, kan dat natuurlijk niet. Daarom is het soms een goed idee om gevoelige of complexe mails eerst in uw tekstverwerkingsprogramma of in een nieuwe, lege mail op te stellen. Of om ze even links te laten liggen en pas later te beslissen of u ze wel verstuurt.

5. Controleer de geadresseerden (Heb ik wel de juiste Jan geselecteerd?) en verstuur.

Vijf redenen om op Facebook te kiezen voor een pagina (in plaats van een profiel)

Aanwezig zijn op Facebook: veel bedrijven en organisaties  kunnen er niet meer omheen. Als bedrijf, merk, artiest… kunt u een Facebookpagina aanmaken. Met één klik op de ‘Vind ik leuk’-knop  blijven geïnteresseerden dan automatisch op de hoogte van uw activiteiten.

Hoeveel merken telt uw vriendenkring?

Toch zie ik regelmatig organisaties met een persoonlijk profiel op Facebook. Daarmee moet je vrienden worden om ze te volgen. En daar sta ik eerlijk gezegd niet om te springen. Bij eenmanszaken en heel kleine ondernemingen kan me nog een persoonlijke band voorstellen, maar ‘vrienden worden’ met een groter bedrijf, een instelling of een merk? Zo enthousiast ben ik nu meestal ook weer niet. Een vriend heeft een gezicht, een echt gezicht – geen imago.

Waarom kiezen voor een Facebookpagina?

De meeste communicatieprofessionals raden organisaties dan ook aan om voor een pagina te gaan. Zonder veel moeite vond ik een aantal goede redenen op om producten en diensten liever met een Facebookpagina in de kijker te zetten:

  1. Facebook zelf maakt in de officiële voorwaarden een duidelijk onderscheid tussen profielen en pagina’s. De eerste zijn bestemd voor personen, de laatste voor organisaties. Als u toch een profiel maakt voor uw bedrijf, loopt u het risico dat het gedesactiveerd wordt. Hoewel veel bedrijven het al een tijdje uitzingen met een gewoon profiel, zijn er ook organisaties die hun profiel onaangekondigd verwijderd zagen. Daar gaan al uw vrienden – en al uw werk.
  2. Veel mensen zijn zich allicht niet bewust van bovenstaand verschil. Maar voor wie er zich wel van bewust is – en dat zijn er ongetwijfeld steeds meer – kan een profiel voor uw bedrijf onprofessioneel overkomen: is dit bedrijf wel mee met de geplogenheden van social media? Het doet uw geloofwaardigheid en betrouwbaarheid ook geen goed: valt er soms iets te verbergen, dat ik eerst vrienden moet worden met dit bedrijf vooraleer ik meer informatie krijg?
  3. De inhoud van een Facebookpagina is openbaar, die van een profiel niet. Als ik informatie zoek over uw bedrijf, kan ik op uw pagina meteen zien waarmee u bezig bent – zelfs zonder op de ‘Vind ik leuk’-knop te klikken. Kiest u voor een profielpagina, dan moet ik wachten tot u mijn vriendschapverzoek aanvaard hebt. De hedendaagse surfer heeft meestal bijzonder weinig geduld.
  4. En wat met de privacy? De beheerder van uw bedrijfsprofiel op Facebook kan ook mijn persoonlijk profiel bekijken eens we vrienden zijn. Vindt u het prettig dat een onbekende in uw vakantiefoto’s neust, weet wat u gisteren gegeten hebt of dat u straks een week op reis bent? Beheerders van pagina’s hebben niet zomaar toegang tot de profielen van ‘fans’.
  5. Facebookpagina’s bieden statistieken en tal van mogelijkheden en toepassingen om uw aanbod in de kijker te zetten en om met (potentiële) klanten te communiceren. Een pagina beschikt standaard over een forum, maar u kunt ook nieuwe tabbladen maken met een eigen landingspagina, voor uw LinkedIn- of Twitter-profiel of voor een webshop… (zie bijvoorbeeld ‘#5 Installeer Static FBML en enkele andere handige applicaties’ in dit artikel van Marketingfacts) U kunt uw Facebookpagina op uw website of blog promoten met een ‘Vind-ik-leuk’-box. U kunt ermee adverteren op Facebook. Bovendien wordt de inhoud van pagina’s door zoekmachines geïndexeerd, die van profielen niet. Een pagina bevordert dus uw vindbaarheid in Google.

Is de inbox nog wel zo heilig?

Het meest geciteerde nadeel van een pagina is dat je fans geen persoonlijke berichten kunt sturen via e-mail. Maar wilt u echt ‘old school’ klanten najagen en hen uw boodschap onder de neus duwen? Hoeveel commerciële mails bekijkt u nog echt? En de nieuwsbrieven waarop u zich geabonneerd hebt? Of gaat u tegenwoordig ook liever op zoek naar informatie op het moment dat u die nodig heeft? En deelt u wel eens iets interessants met vrienden?

Stop met drammen

Nog een laatste bedenking: te veel informatie publiceren is een goede manier om fans van uw pagina weg te jagen. Het blijkt de tweede belangrijkste reden om niet langer fan te zijn van een bedrijf of merk. Eens u een pagina hebt, moet u dus ook goed nadenken over wat u publiceert. Ik heb dan ook niet gezegd dat het vanzelf zou gaan.

Nog 2 interessante links als u met een organisatie op Facebook actie wilt ondernemen:

Robinson Phone

Het mooie van hedendaagse communicatiemiddelen: mijn noodkreet stond nog maar een paar minuten online en ik kreeg al een tip op Facebook. Natuurlijk: de Robinsonlijst, voor wie geen ongevraagde reclame op naam meer wil ontvangen!

Ik had al overwogen om me in te schijven, maar dacht dat ik dan ook geen postmailings meer zou ontvangen. Beroepshalve werp ik daar al eens graag een blik op. Maar wat blijkt: er is een aparte lijst voor telefonische reclame. Handig!

Telefonische prospectie en verkoop kunnen me nu eenmaal niet bekoren. Mijn bezigheden onderbreken voor verkooppraatjes: ontzettend irritant! En de meerderheid van de oproepen op mijn vaste lijn komen van een of ander callcenter. Er zijn vandaag voldoende minder opdringerige manieren om mij te bereiken. Dus heb ik me meteen ingeschreven voor Robinson Phone.

Volgens de website kan het wel tot drie maanden duren voor de inschrijving resultaat heeft. Ik ben benieuwd – vooral omdat ik nog steeds wacht op de beloofde bevestigingsmail.

Gestalkt door Belgacom/Proximus

Beschouwt u dit maar als een noodkreet. Ik zit met de handen in het haar. Al maanden dub ik over een manier om verlost te raken van de pitbullmarketing van Belgacom/Proximus.

Pitbullmarketing

Sinds ik geen klant meer ben – ik denk zo’n vier jaar -, valt Belgacom me onophoudelijk lastig. Zowel op mijn gsm als op mijn vaste lijn. En de frequentie neemt alsmaar toe. Ik ben de tel kwijt, maar schat dat ik het afgelopen jaar gemiddeld minstens 1 keer per maand een callcenter aan de lijn had.

Gisteren was het weer raak: drie oproepen van een onbekend nummer op mijn gsm, terwijl ik zit te werken. De eerste twee onbegrijpelijk vanwege de slechte verbinding, maar de derde keer was het meteen duidelijk: ik had mijn stalkers aan de lijn. Het riedeltje dat ‘Sofie van Belgacom/Proximus’ van het scherm afleest bij het begin van het gesprek, ken ik ondertussen immers uit het hoofd.

Ik heb al beleefd gevraagd om ermee op te houden. Ik heb me al kwaad gemaakt. Ik zocht op de website naar een nummer of een e-mailadres zodat ik zou kunnen smeken om me eindelijk met rust te laten. De uitgebreide contactpagina sluit echter elke twijfel uit: ‘Wij zijn er enkel voor mensen die klant zijn of willen worden. Voor iets anders bent u bij ons aan het verkeerde adres.’ Ik begin stilaan te denken dat klant worden de enige oplossing is. Maar onze relatie is intussen van die aard dat ik denk: ‘Ik val nog liever dood!’

Abonnementsgeld om te strijken

Mijn ouders zijn wel nog klant. Een paar weken geleden hadden ze problemen met de Belgacom TV-decoder. Helaas kon Belgacom niemand langssturen om hen te helpen. Ze moesten ermee naar een Belgacom Center, ‘want met een kapot strijkijzer moet u toch ook terug naar de winkel?’

Betaalt u abonnementsgeld om te strijken? Of gelooft u die ‘kinderlijke’ reclamespotjes over gratis Belgacom TV? Ik heb die decoder naar het Belgacom Center gebracht en ik nam de laatste factuur mee voor de klantengegevens. Geloof me: eens u de mogelijkheden van leukere tv ontdekt, blijft het allesbehalve gratis.

Ik kreeg wel snel en vlot een nieuw toestel mee. Dat mag ook wel met zo’n duur abonnement. Toch is mijn partner nog een uur zoet geweest met de installatie van de nieuwe decoder. En in tegenstelling tot mijn ouders, is die behoorlijk mee met het digitale tijdperk.

Gratis door de strot geramd

Tja, voor persoonlijke service is er allicht geen budget. Om mensen met de regelmaat van de klok persoonlijk lastig te vallen via de telefoon, blijkbaar wel. De telefoon is nochtans een interactief medium. Maar als u dan vraagt, wat u kunt doen om met rust gelaten te worden, blijven ze het antwoord schuldig. Stilte, gegrinnik, inhaken, huilerige excuses zoals: ‘Ik bel ook maar voor callcenter dat in onderaanneming voor Belgacom werkt.’

En dan als communicatieprofessional maar prediken over doelgroepen, stakeholders, interactie, dialoog, empathie, relaties… Eén troostende gedachte: er is nog werk in onze sector.

Beschouwt u dit maar als een noodkreet. Ik zit met de handen in het haar. Al maanden dub ik over een manier om verlost te raken van de pitbullmarketing van Belgacom/Proximus.

Pitbullmarketing

Sinds ik geen klant meer ben – ik denk zo’n vier jaar -, valt Belgacom me onophoudelijk lastig. Zowel op mijn gsm als op mijn vaste lijn. En de frequentie neemt alsmaar toe. Ik ben de tel kwijt, maar schat dat ik het afgelopen jaar gemiddeld minstens 1 keer per maand een callcenter aan de lijn had.

Gisteren was het weer raak: drie oproepen van een onbekend nummer op mijn gsm, terwijl ik zit te werken. De eerste twee onbegrijpelijk vanwege de slechte verbinding, maar de derde keer was het meteen duidelijk: ik had mijn stalkers aan de lijn. Het riedeltje dat ‘Sofie van Belgacom/Proximus’ van het scherm afleest bij het begin van het gesprek, ken ik ondertussen immers uit het hoofd.

Ik heb al beleefd gevraagd om ermee op te houden. Ik heb me al kwaad gemaakt. Ik zocht op de website naar een nummer of een e-mailadres zodat ik zou kunnen smeken om me eindelijk met rust te laten. De uitgebreide contactpagina sluit echter elke twijfel uit: ‘Wij zijn er enkel voor mensen die klant zijn of willen worden. Voor iets anders bent u bij ons aan het verkeerde adres.’ Ik begin stilaan te denken dat klant worden de enige oplossing is. Maar onze relatie is intussen van die aard dat ik denk: ‘Ik val nog liever dood!’

Abonnementsgeld om te strijken

Mijn ouders zijn wel nog klant. Een paar weken geleden hadden ze problemen met de Belgacom TV-decoder. Helaas kon Belgacom niemand langssturen om hen te helpen. Ze moesten ermee naar een Belgacom Center, ‘want met een kapot strijkijzer moet u toch ook terug naar de winkel?’

Betaalt u abonnementsgeld om te strijken? Of gelooft u die ‘kinderlijke’ reclamespotjes over gratis Belgacom TV? Ik heb die decoder naar het Belgacom Center gebracht en ik nam de laatste factuur mee voor de klantengegevens. Geloof me: eens u de mogelijkheden van leukere tv ontdekt, blijft het allesbehalve gratis.

Ik kreeg wel snel en vlot een nieuw toestel mee. Dat mag ook wel met zo’n duur abonnement. Toch is mijn partner nog een uur zoet geweest met de installatie van de nieuwe decoder. En in tegenstelling tot mijn ouders, is die behoorlijk mee met het digitale tijdperk.

Gratis door de strot geramd

Tja, voor persoonlijke service is er allicht geen budget. Om mensen met de regelmaat van de klok persoonlijk lastig te vallen via de telefoon, blijkbaar wel. De telefoon is nochtans een interactief medium. Maar als u dan vraagt, wat u kunt doen om met rust gelaten te worden, blijven ze het antwoord schuldig. Stilte, gegrinnik, inhaken, huilerige excuses zoals: ‘Ik bel ook maar voor callcenter dat in onderaanneming voor Belgacom werkt.’

En dan als communicatieprofessional maar prediken over doelgroepen, stakeholders, interactie, dialoog, empathie, relaties… Eén troostende gedachte: er is nog werk in onze sector.

Dag meneer de Koekepeer

Onlangs raakte ik op een forum op LinkedIn verzeild in een discussie over de juiste aanhef in brieven en mails. Hoewel we dergelijke formules bijna allemaal dagelijks gebruiken, waren de meningen verdeeld. Het ei – of beter: de aanhef van Columbus hebben we dus niet gevonden. Eén ding was wel duidelijk: steeds meer schrijvers grijpen naar spreektaal.

Achten volgens het boekje

De aanhef volgens het boekje is voor een zakelijke brief nog steeds Geachte mevrouw en/of Geachte heer, eventueel gevolgd door de familienaam van de aangeschreven persoon.

Veel schrijvers vinden die geachte mevrouwen en geachte heren nogal stijf klinken. Persoonlijk gebruik ik die aanhef ook alleen nog maar in officiële correspondentie en in brieven waarvan ik de bestemmeling van haar noch pluim ken.

Ken ik u ergens van?

Maar wat is dan een goed alternatief? Veel schrijvers grijpen naar Beste mevrouw en Beste meneer, al dan niet gevolgd door de familienaam. Dat deed ik vroeger ook wel eens, maar het wrong toch altijd. Beste is in principe bestemd voor personen die u kent, en wordt dan gevolgd door de voornaam. Beste valt in een zakelijke context bij veel bestemmelingen dan ook niet in goede aarde. Zij vinden het te familiair.

Ze zei meneer tegen me

Bovendien laten ook niet alle heren zich probleemloos ‘meneren’. Een van de leden van het discussieforum vond meneer kindertaal. Een aanhef met meneer roept bij hem de bedenking op: ‘Weer zo’n jong ding dat niet weet hoe het hoort.’ De man kreeg echter veel tegenwind. Zelf vond ik zijn reactie ook wat overdreven.

Meneer kindertaal? Dat had ik nog nooit gehoord. Spreektaal, dat wel ja. Maar ik schrijf ook steeds minder brieven en steeds meer mails. En in die laatste geef ik de voorkeur verzorgde spreektaal. Geachte heer vind ik in zo’n context vaak ontzettend afstandelijk. Al zal ik in de toekomst toch twee keer nadenken over de gemiddelde leeftijd van de lezer als ik een volwassen publiek aanschrijf.

In de discussie viel het ook op dat de talrijke tegenstanders van heer ook allemaal consequent meneer schreven. ‘Als het dan toch meneer moet zijn, schrijf dan tenminste mijnheer’, probeerde iemand uit het herenkamp nog, maar dat vond het menerenkamp helemaal niet meer kunnen. Persoonlijk grijp ik spontaan ook naar meneer. Mijnheer klinkt me toch wat oubollig, omdat je het nooit letterlijk zegt. Het doet ook denken aan Mijne heren. En hoe vaak gebruikt iemand die aanspreking nog in alle ernst?

Daar staat u met uw beste (bedoelingen)

Moeten we voor alle veiligheid dan toch maar volgens het boekje iedereen met achting aanschrijven? Nee, zoals altijd denkt u vooraf beter even na over het publiek voor wie u schrijft. Hoe goed kent u uw publiek en wat weet u over zijn verwachtingen?

Schrijf wat u zegt

Voor mails is er een eenvoudige oplossing die ik als liefhebber van verzorgde spreektaal voor teksten in heel wat situaties perfect vind passen: Dag meneer en Dag mevrouw. Het is een beleefde en tegelijk courante aanspreking en probleemloos te combineren met u verderop in uw tekst. En mocht u nog twijfelen of Dag toch niet te gewoontjes klinkt: wat zegt u als u uw geachte lezer opbelt of ontmoet? Juist. Wat moeten we daar dan nog meer over zeggen of schrijven?