Lezers wegjagen in slechts twee stappen

Gniffelend wijst mijn partner me op de aanspreking van een brief die hij ontving: “Beste aanspreekpunt van het ESPAD-onderzoek”. Ik werp een blik op de rest van de tekst: twee overvolle pagina’s waarin elk reliëf ontbreekt – op flink uit de kluiten gewassen paragrafen na. “Nu voel je je zeker aangesproken om dat allemaal aandachtig te lezen”, lach ik medelijdend.

Noem vooral geen namen

De brief arriveerde nochtans in een enveloppe met een etiket op naam, samen met een bundeltje invulformulieren. Het is het tweede deel van een academisch onderzoek. Mijn partner was van bij het begin de contactpersoon voor zijn school. Maar voor een wat persoonlijker brief ontbrak blijkbaar de tijd of het personeel. Meer nog: de schrijver lijkt alle moeite te doen om betrokkenheid van de lezer te vermijden.

Wellicht is het onderzoekers vaak onduidelijk bij wie ze met bepaalde vragen terechtkunnen. Reden te meer om de eerste brieflezer snel mogelijk bij de zaak te betrekken. Contactpersonen kunnen natuurlijk ook wijzigen in de loop van een onderzoek. Maar is het voor nieuwe contactpersonen niet het makkelijkst om een project op te volgen als ze de naam van hun voorganger kennen? Vaak komt de post eerst bij een secretariaat terecht en verdwijnen de enveloppen meteen in de papiermand. Bij wie belandt zo’n naamloze en onpersoonlijke brief dan? En doet die persoon er iets mee?

Schrijf afstandelijk en complex

Door de academische taal en de stijl van brief groeit de afstand met lezer bij elke paragraaf. Het enige wat me deed glimlachen, waren de taalfouten. Mijn partner wordt in de brief zelfs “dit contactpunt” genoemd. Naast het feit dat ik hem liever zie als een persoon dan als een punt, vraag ik me af wat er mis is met het woord “u”.

Klare en directe taal helpen in elk geval om ontvangers van dikke documenten in actie te krijgen. Maar daarvan ontbreekt elk spoor. De onderzoekers zijn zich nochtans bijna pijnlijk bewust van de inspanning die zij vragen. Ze situeren hun “schrijven” in het onderzoek. Ze  bedanken meermaals voor de (vroegere) medewerking. Ze bieden hun excuses aan én een verklaring voor de vertraging van het tweede onderzoeksdeel. Ze leggen uit hoe de vragenlijst in te vullen en wat de bedoeling is. Door de formulering blijft het echter een ver-van-mijn-bedshow.

Veel geluk, professor!

Deze boodschap bleef uiteindelijk bij mij hangen: “We zoeken een slachtoffer in uw school om de vragen in te vullen van het tweede deel van ons ongelooflijk complexe onderzoek. Dat gaat zeker een uur duren. Groot gelijk als u daar geen zin in hebt. We sturen deze vragen ook op een heel slecht moment. Maar misschien kent u wel iemand aan wie u deze vervelende klus kan doorgeven. Als die de laatste paragraaf van deze brief letterlijk neemt, kan die de vragenlijst ook gewoon oningevuld terugsturen.”

Gelukkig is mijn partner geen lastige communicatiedeskundige en makkelijk aanspreekbaar. De ingevulde vragenlijst ligt klaar om te versturen. Ik wens de onderzoekers nog veel intelligente en bereidwillige “contactpunten” toe . Anders dreigen hun onderzoeksresultaten verloren te gaan in taalmist.

Advertenties

2 thoughts on “Lezers wegjagen in slechts twee stappen

  1. Ja, inderdaad. Ze kunnen er wat van in het “academische wereldje”!
    Schrijf ze nog en doe de groetjes aan je aanspreekpunt.

    Mieke

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s