De regelmaat waarmee ik stukjes op deze blog plaats, is ver zoek.
Enerzijds is dat een kwestie van tijd. Anderzijds heb ik ook een beetje last van writer’s block.
Writer’s block is natuurlijk faliekant voor de online présence. Hoe vaak keert u terug naar een blog of website waarop niks beweegt? Juist.
Maar goed. Les excuses sont faites pour s’en servir: het is allemaal de schuld van de tantes!
Het is al brieven en e-mails wat de klok slaat dezer weken. Ik ben net gestart met schrijftrainingen geven. Over brieven en mails schrijven.
“Is dat dan zo moeilijk?”, zult u misschien vragen. Wel, dat kan best tegenvallen. Bijvoorbeeld als u een klachtenbrief of -mail krijgt die begint met: “Jullie zijn zeker achterlijk?” Wat antwoordt u daarop?
Tot mijn genoegen namen Peeters en Pichal, van het gelijknamige Radio 1-programma, onlangs de proef op de som. Ze stuurden 20 onbeschofte klachtenmails naar bedrijven en organisaties en legden de 15 antwoorden voor aan Dirk Caluwé van de Taaltelefoon.
De man heeft een punt als hij zegt dat een klacht – zelfs een onbeschofte – een kans is. Om een verstoorde relatie te herstellen. Om een klant te houden.
Ik dacht meteen spontaan aan mijn talloze mails en telefoontjes van afgelopen zomer, toen ik administratief een en ander moest regelen bij een aantal leveranciers. En vooral aan de antwoorden erop: vaak ontbrekend, standaard, onbegrijpelijk en altijd onpersoonlijk. (De domiciliëring bij Essent, naar aanleiding van mijn nieuwe contract is trouwens nog steeds niet in orde.)
Ik heb nog aantal van die mails. Misschien mooi oefenmateriaal voor een toekomstige training?
Maak uw lezers van bij het begin duidelijk waarover u het hebt. En of u iets van hen verwacht. Het is een van de gulden regels van de zakelijke communicatie. Voor de hand liggend? Tel eens een week lang de brieven, mails, verslagen, memo’s, artikels, persberichten… – kortom alle teksten waarvan u zich afvraagt: “Wat moet ik hiermee?”
De praktische beperkingen van het scherm en het ongeduld van de surfer zetten de nood aan concrete, heldere informatie vandaag extra in de verf. Op het internet geldt altijd: ‘Het belangrijkste komt eerst.’ Of nog: ‘Begin met het besluit.’ Maar ook in andere geschreven communicatie kunt u deze regels gerust toepassen.
Alle tekstsoorten hebben een of meer specifieke onderdelen waarin u de essentie van uw schrijven kwijt kunt, zoals:
De lezer zal die tekstonderdelen meteen raadplegen om antwoord te krijgen op een paar pertinente vragen zoals:
Mijn advies? Voor er een letter op papier komt, zorg ervoor dat u een concreet antwoord hebt op de vragen:
Dat geldt trouwens niet alleen als u zelf schrijft, maar ook als u iemand voor u laat schrijven. In beide gevallen vermijdt u tijdverlies en nutteloze inspanning. In het tweede geval bespaart u ook geld.
Ik krijg meer dan eens te horen: “Schrijf alvast iets. We zullen het dan wel aanpassen.” Nu kan ik zelfs over een ietwat welluidende wind een A4’tje voltikken. Maar dat vraagt tijd en het kost nog meer tijd om van zo’n A4’tje een tekst te maken waarmee u iets kan aanvangen. Ziet u de uren op uw factuur al fijn aantikken? Dan snapt u waarover dit gaat.
