Gniffelend wijst mijn partner me op de aanspreking van een brief die hij ontving: “Beste aanspreekpunt van het ESPAD-onderzoek”. Ik werp een blik op de rest van de tekst: twee overvolle pagina’s waarin elk reliëf ontbreekt – op flink uit de kluiten gewassen paragrafen na. “Nu voel je je zeker aangesproken om dat allemaal aandachtig te lezen”, lach ik medelijdend.

Noem vooral geen namen

De brief arriveerde nochtans in een enveloppe met een etiket op naam, samen met een bundeltje invulformulieren. Het is het tweede deel van een academisch onderzoek. Mijn partner was van bij het begin de contactpersoon voor zijn school. Maar voor een wat persoonlijker brief ontbrak blijkbaar de tijd of het personeel. Meer nog: de schrijver lijkt alle moeite te doen om betrokkenheid van de lezer te vermijden.

Wellicht is het onderzoekers vaak onduidelijk bij wie ze met bepaalde vragen terechtkunnen. Reden te meer om de eerste brieflezer snel mogelijk bij de zaak te betrekken. Contactpersonen kunnen natuurlijk ook wijzigen in de loop van een onderzoek. Maar is het voor nieuwe contactpersonen niet het makkelijkst om een project op te volgen als ze de naam van hun voorganger kennen? Vaak komt de post eerst bij een secretariaat terecht en verdwijnen de enveloppen meteen in de papiermand. Bij wie belandt zo’n naamloze en onpersoonlijke brief dan? En doet die persoon er iets mee?

Schrijf afstandelijk en complex

Door de academische taal en de stijl van brief groeit de afstand met lezer bij elke paragraaf. Het enige wat me deed glimlachen, waren de taalfouten. Mijn partner wordt in de brief zelfs “dit contactpunt” genoemd. Naast het feit dat ik hem liever zie als een persoon dan als een punt, vraag ik me af wat er mis is met het woord “u”.

Klare en directe taal helpen in elk geval om ontvangers van dikke documenten in actie te krijgen. Maar daarvan ontbreekt elk spoor. De onderzoekers zijn zich nochtans bijna pijnlijk bewust van de inspanning die zij vragen. Ze situeren hun “schrijven” in het onderzoek. Ze  bedanken meermaals voor de (vroegere) medewerking. Ze bieden hun excuses aan én een verklaring voor de vertraging van het tweede onderzoeksdeel. Ze leggen uit hoe de vragenlijst in te vullen en wat de bedoeling is. Door de formulering blijft het echter een ver-van-mijn-bedshow.

Veel geluk, professor!

Deze boodschap bleef uiteindelijk bij mij hangen: “We zoeken een slachtoffer in uw school om de vragen in te vullen van het tweede deel van ons ongelooflijk complexe onderzoek. Dat gaat zeker een uur duren. Groot gelijk als u daar geen zin in hebt. We sturen deze vragen ook op een heel slecht moment. Maar misschien kent u wel iemand aan wie u deze vervelende klus kan doorgeven. Als die de laatste paragraaf van deze brief letterlijk neemt, kan die de vragenlijst ook gewoon oningevuld terugsturen.”

Gelukkig is mijn partner geen lastige communicatiedeskundige en makkelijk aanspreekbaar. De ingevulde vragenlijst ligt klaar om te versturen. Ik wens de onderzoekers nog veel intelligente en bereidwillige “contactpunten” toe . Anders dreigen hun onderzoeksresultaten verloren te gaan in taalmist.

Afgelopen donderdag: een presentatie over ‘Klanten werven en klanten behouden’. Ik ben gebrand op een paar marketingtips specifiek voor startende zelfstandigen. Het is mijn tweede presentatie die dag. Ik heb er nog een derde op mijn programma staan. Maar na afloop sleep ik me murw en moe naar de uitgang. Er vielen ongetwijfeld een paar nuttige tips te rapen, maar die vind ik maandag wel. Dan kan ik de dia’s downloaden en rustig doornemen achter de pc.

Spreekt u ook wel eens voor een publiek? Lees deze tips.

KISS: keep it short and simple

Bereid u voor. Ken het verhaal achter uw presentatie. Beperk u tot een aantal essentiële punten. Het publiek onthoudt slechts een fractie van wat u zegt, dus houd het eenvoudig  en gestructureerd. Herhaal essentiële punten en vat uw betoog krachtig samen om af te sluiten.

Hou van bij uw voorbereiding de tijd in de gaten

Gebruikt u PowerPoint, deel dan het aantal dia’s dat u hebt gemaakt door het aantal minuten spreektijd dat u is toegemeten. Volstaat het aantal minuten per dia om uw uitleg te doen? Hebt u 20 bijvoorbeeld minuten en 30 dia’s, dan komt u gegarandeerd in tijdsnood. Schrappen is het enige dat helpt. Oefen desnoods een paar keer.

Maak van uw dia’s een hulpmiddel, geen doel

Zet enkel de kernpunten van uw boodschap op dia’s. Of beter nog: gebruik dia’s voor voorbeelden, foto’s, filmpjes, grafieken, citaten. Die illustreren en ondersteunen wat u zegt. Zulke visuele elementen onthoudt het publiek makkelijker dan uw woorden.

Houd uw ruggensteuntjes voor uzelf

Hebt u meer houvast nodig tijdens het spreken dan trefwoorden? Gebruik de notities voor de spreker in PowerPoint. Of gebruik steekkaarten. Zo blijft u niet gekluisterd aan de pc op het spreekgestoelte. Een compleet uitgeschreven presentatie is een dwingeland en een domper op de aandacht van uw publiek. Ze laat geen ruimte voor een terzijde, vragen of onverwachte gebeurtenissen. Bovendien kan het publiek sneller lezen dan u praat – als u normaal praat, tenminste.

Let op uw spreektempo en lichaamstaal

Spreek spontaan en voldoende langzaam. Adem. Las eens een korte pauze in. Kijk uw publiek aan. Beweeg. Gebruik uw handen.

Blijf de technologie een stap voor

Controleer vooraf of de apparatuur die u gaat gebruiken naar behoren werkt. Neem een extra digitale en papieren versie van uw presentatie mee. Zet automatische programma’s en updates op de pc uit tot na de presentatie. Zo wordt u verhaal niet om de 10 minuten onderbroken door pop-ups.

Beloon uw publiek met een extraatje

Hebt u meer te vertellen dan wat u in uw presentatie kwijt kunt? Bezorg het publiek achteraf – online of op papier – een hand-out met extra informatie én uw contactgegevens. Zo’n hand-out kan veel vormen aannemen: een (langere) tekst over wat u hebt verteld, een aansluitend artikel, een brochure, een lijstje met nuttige lectuur, websites of tips… Zo beloont u de aanwezigen en profileert u zich met een tastbaar bewijs als specialist terzake.