Maak uw lezers van bij het begin duidelijk waarover u het hebt. En of u iets van hen verwacht. Het is een van de gulden regels van de zakelijke communicatie. Voor de hand liggend? Tel eens een week lang de brieven, mails, verslagen, memo’s, artikels, persberichten… – kortom alle teksten waarvan u zich afvraagt: “Wat moet ik hiermee?”
De praktische beperkingen van het scherm en het ongeduld van de surfer zetten de nood aan concrete, heldere informatie vandaag extra in de verf. Op het internet geldt altijd: ‘Het belangrijkste komt eerst.’ Of nog: ‘Begin met het besluit.’ Maar ook in andere geschreven communicatie kunt u deze regels gerust toepassen.
Tekstonderdelen waarin u de essentie kwijt kunt
Alle tekstsoorten hebben een of meer specifieke onderdelen waarin u de essentie van uw schrijven kwijt kunt, zoals:
- in brieven, mails en memo’s: de onderwerpsregel en de vakken met de afzender en de bestemmeling(en);
- in verslagen: de kop, de tussenkoppen en (eventueel) de actielijst;
- in persberichten en artikels: de kop, de onderkop, de inleiding en de tussentitels. In magazineartikels beschikt u voorts over streamers, quotes en bijschriften om de lezer snel attent te maken op belangrijke punten;
- in webteksten: de titel, de inleiding, de tussenkoppen en de hyperlinks.
Pertinente vragen van uw lezer
De lezer zal die tekstonderdelen meteen raadplegen om antwoord te krijgen op een paar pertinente vragen zoals:
- Waarover gaat deze tekst?
- Is dit voor mij bestemd?
- Verwacht er iemand iets van mij?
- Is dit interessant voor mij?
Bezint eer ge begint
Mijn advies? Voor er een letter op papier komt, zorg ervoor dat u een concreet antwoord hebt op de vragen:
- Wat wil ik de lezer vertellen?
- Wat verwacht ik van mijn lezer?
Dat geldt trouwens niet alleen als u zelf schrijft, maar ook als u iemand voor u laat schrijven. In beide gevallen vermijdt u tijdverlies en nutteloze inspanning. In het tweede geval bespaart u ook geld.
Ik krijg meer dan eens te horen: “Schrijf alvast iets. We zullen het dan wel aanpassen.” Nu kan ik zelfs over een ietwat welluidende wind een A4’tje voltikken. Maar dat vraagt tijd en het kost nog meer tijd om van zo’n A4’tje een tekst te maken waarmee u iets kan aanvangen. Ziet u de uren op uw factuur al fijn aantikken? Dan snapt u waarover dit gaat.
